Sandefjord kommune har et EDBanlegg med kapasitet og fleksibilitet nok til at man i egen regi har kunnet utvikle hensiktsmessige EDB-systemer for mange av kommunehelsetjenestens arbeidsområder (tab 1).

Ved gjennomføring av lov om kommunehelsetjeneste i 1984 måtte det en betydelig modernisering til av de manuelle rutiner, f.eks. saksarkivnøkkel og arkivsystemer, journalrutiner for vaksinasjoner og pirquetprøver og for helserådstjenestens oppgaver innen hygienetilsyn.

Behovet for nye rutiner i forbindelse med etablering av driftsavtaler med leger og fysioterapeuter er velkjent i alle større kommuner.

I forbindelse med at helserådskontor og helsesøstre flyttet til rådhuset, oppsto behov for kommunikasjon med helsestasjonens arkivsystemer, noe som ble vedtatt løst ved at helsestasjonsjournalene skulle overføres til et EDB-system.

Omleggingen av helsestasjonens journalsystem til EDB har imidlertid vært et stort prosjekt med omfattende systemarbeid, hvor det først nå er satt i drift en prøvemodell.

Etter at EDB-planen for helseseksjonen ble vedtatt i formannskapet, har det fra februar 1985 foregått en intens utvikling av informasjonssystemer i helseseksjonen. Kommunens etater disponerer i fellesskap en minimaskin av type VAX 11/785. Som programmeringsverktøy benyttes ADMINS (1), et såkalt fjerdegenerasjonsverktøy. Dette er en betegnelse på nyere programmeringsverktøy som er kjennetegnet ved at sluttbrukeren selv kan utvikle EDBsystemer uten inngående kjennskap til programmering.

Det er basert på direkte bruk av databaser, altså en samling av data på en måte som gjør det mulig for brukeren både å oppdatere databasen, forandre innholdet, hente frem eller slette opplysninger ved hjelp av enkle kommandoer.

ADMINS regnes i dag som det mest kraftfulle utviklingsverktøy for on-line administrative informasjonssystemer. Men selv med et slikt avansert hjelpemiddel vil fortsatt utarbeidelse av kravspesifikasjoner og systemeringen være tidkrevende, likeså detaljprogrammering av kontrollrutiner og automatikk "bak skjermbildet".

Det er nedlagt adskillige fritidstimer i systemutvikling, utprøving og opplæring av brukere. Kommunens EDBavdeling samt en engasjert EDB-konsulent har også deltatt i systemutviklingen.

Manuelle arkiv- og journalsystemer er kostbare både i anskaffelse og vedlikehold. Gjenfinning og sammenstilling av arkivmateriale etter varierende kriterier er vanskelig og forutsetter tidkrevende inn- og utarkivering.

En stor fordel ved EDB-løsninger er tilgang til raske oppdaterings- og rapporteringsrutiner. Dersom tilsvarende rutiner skal etableres ved manuell løsning, vil det kreve parallelle arkivsystemer og langt mer personell til vedlikehold. EDB-løsning gir ved hjelp av ulike søkemuligheter en sikker gjenfinning. Rapporteringsrutiner gir rask og god oversikt samt nye muligheter for opptelling (årsstatistikk) og utlisting av forfall f.eks. for fastsatte avtaler, vaksinasjoner eller prøvetaking. Tekstbehandling av brev, notater og elektronisk "klipp- og lim"-system ved saksbehandling er for de fleste den første og kanskje største fordel.

Vår erfaring hittil er at de utviklede systemene gir både medisinske, juridiske og økonomiske fordeler. Dette forholdet er selvfølgelig noe spesielt når kommunen allerede disponerer effektivt maskinutstyr og utviklingsverktøy. Kompetanse og tid for systemering og programutvikling blir den begrensende faktor. Systemerings- og utprøvingsfasen er krevende, men gevinsten overskygger startproblemene.

-Register for formelle data for leger og fysioterapeuter utenfor institusjon inklusive driftsavtaler åpningstider - ansatt personell m.m. Register for fraværsmeldinger for avtaleleger og fysioterapeuter.

-Register for praksisregistrering for leger/fysioterapeuter (som forutsatt i driftsavtaleverket, fordeling av ventetid, pasienter, hjemstedskommune m.m.)

-Deltakere til svangerskapskursene Personalregister for ansatte

-Register for helsesøsterdistrikter, skolekretser m.m.

-Postjournal for helse- og sosialetaten inklusive korrespondent- og leverandørregister samt kobling til ny saksarkivnøkkel

-Enkelt biblioteksystem

-Barnejournalsystem for helsestasjonen (prøvedrift fra mai 1986 - erstatter helsekort for barn)

-Journalsystem for vaksinasjoner og pirquetprøver

-Journalsystem for blodprøve/vaksinasjonsstatus vedrørende hepatitt B Dødsmeldingsregister

-Register over legemiddelmisbrukere

-Register for hygieneinspeksjonssteder

-Register over utførte hygieneinspeksjoner

-Register for måleresultater

-Register for koder, lover, forskrifter og regelverk

-Register for helseopplysningsbrosjyrer (ca. 450 aktuelle brosjyrer søkbare etter tittel — utgiver — Excerpta Medica-kode — stikkord)

-Register for interesseorganisasjoner og pasientforeninger

-Diverse registre/tabeller

-Apotekregister (til misbrukerregisteret)

-Medisinsk klassifikasjonssystem for sykdommer: Excerpta Medica

-Register for koder og priser for vaksiner

-Informasjonssystem med oversikt tilgjengelige rapporter/utskriftcr, standardtekster og skjemaer for de ulike systemene

De administrative registre vedrørende lege- og fysioterapi-tjenesten omfatter kommunelegens obligatoriske registre, men også nødvendige nye registre etter kommunehelseloven, som forholdene vedrørende driftsavtaler (avtaletimer, åpningstider, ansatt hjelpepersonell).

Det er utarbeidet hensiktsmessig meldeskjema og EDB-basert register for fraværsmeldinger i henhold til avtalene. Dette gir automatisk melding ved fravær som kan medføre driftstilskuddstrekk, f.eks. ved sykdom utover arbeidsgiverperioden, beregner uttatt ferie pr. valgt dato og gir totaloversikter for alle driftsavtaler samt produserer ferielister.

Tilsvarende er det utarbeidet lokale skjemaer for praksisregistrering som er forutsatt i avtalene, slik at kommunen kan få tilgang til planleggingsdata f.eks. ventetider, pasienter fra nabokommuner, pasientfordeling etter alder, kjønn eller omsorgsbehov både på dagtid og på legevakt. Kortere lokale registreringer kan for forannevnte formål ofte gi tilstrekkelig pålitelige data.

Helsepersonellregistrene gir mulighet for rask oppdatering av telefon- og adresselister, produksjon av adresselapper for korrespondanse, oversikter over åpningstider, avtaleleger og -fysioterapeuter, legevaktleger eller sjømannsleger.

Personalregisteret for de ansatte inneholder formelle data, gir grunnlag for produksjon av telefonlister, distrikts- og ansvarsfordeling og benyttes som tabell for innhenting av opplysninger i flere andre systemer.

Skolekrets- og helsedistrikter hentes fra oppmålingsvesenets systemer. Direkte henting av data fra folkeregisteret benyttes også. Dette gir fordeler både med tanke på lagringsplass og ansvar for oppdatering. I tillegg gir det mulighet for utlisting eller grafisk fremstilling av f.eks. fordeling av barn eller eldre i ulike aldersgrupper i forhold til helsedistriktene.

Registeret for deltakere til svangerskapskursene gir rasjonaliseringsgevinst ved fordeling til aktuelle kurs, produksjon av deltakerlister og adresselapper for utsendelse av kursprogram.

Sandefjord kommunes arkivnøkkel er tilgjengelig i etatenes fellessystem. En EDB-basert postjournal for helseog sosialetaten foretar kobling til saksarkivnøkkelen, slik at de anførte stikkord kan benyttes til søking etter aktuelle arkiveringskoder. Systemet gir også mulighet for automatisk produksjon av svarbrev med valg av ulike standardsvar og opplysninger om saksbehandler og antatt behandlingstid. Postjournalens adresse- og leverandørtabell benyttes også direkte fra andre systemer for oppslag av adresser og telefonnummer og i et enkelt bok- og tidsskriftsystem for etaten.

De medisinske registre utgjør et effektivt journalsystem for helserådskontorets pirquetprøver og vaksinasjoner. Det er utviklet rutiner for oppfølging til rett tid av vaksinasjoner som skal gjentas (purresystem), spesielt til nytte for hepatitt B-vaksinering. Nærkontakter til smittebærere kan listes ut basert på adresselikhet. Det epidemiologiske feltarbeid må selvfølgelig også utføres på tradisjonell måte. Disse rutinene var ekstra nyttige ved en omfattende kartlegging av hepatitt B-markører og oppfølging med vaksinasjoner blant innvandrere i 1985.

Systemet gir rask oversikt over alle vaksiner som er gitt til en person, noe som er nyttig ved telefonhenvendelser om forskyvning av utreisetid, nye reisemål etter behov for samlet utskrift Pristabeller og rapporteringsrutiner for årsstatistikk, beregning av nødvendig lagerhold av vaksine og utlisting av registrerte bivirkninger er innebygget i systemet.

Barnejournalsystemet for helsestasjonen er et omfattende system som nå er satt i prøvedrift. Dette er utviklet ut fra de nye helsekort for barn som skal tas i bruk ved alle landets helsestasjoner. Det er anskaffet terminaler med mulighet for farge og grafikk, slik at den skjematiske fremstilling av måle/ veieresultater (persentil-skjema) kan fremstilles on-line.

Ved systemutviklingen har vi lagt vekt på å ivareta de vesentligste fortrinn ved SYSBARN-systemet for oppfølging av vaksinasjoner og barnehelsekontroll. Dette omfatter f.eks. rapportering om forfall for avtalte kontroller/ vaksinasjoner, oversikter for inn- og utskriving for barn tilhørende de enkelte distrikter, enten med navn og alder eller bare totaloversikter for de ulike alderstrinn. Rutiner for årsstatistikk er også innarbeidet og kan lett endres både i takt med ønsker fra sentrale helsemyndigheter og etter lokale behov.

SYSBARN-systemet er en "batch"1øsning som baseres på innsending av oppgaver fra helsestasjonene. Helsekortet må fylles ut i tillegg. SYSBARN ivaretar imidlertid flere funksjoner, f.eks. melding om flytting til og fra kommunene basert på folkeregisteropplysninger. Vårt system er en on-line 1øsning hvor helsesøster arbeider direkte mot databasen og med direkte tilgang til alle rapporteringsrutiner. Etterhvert kan man avskaffe de manuelle helsekort. Journalsystemet er dessuten tilgjengelig både på helsestasjon og på helsesøsters kontorsted i rådhuset. Den standardiserte produksjonsstatistikk som SYSBARN avgir til brukerhelsestasjonene, kan tas ut på samme måte, enten det gjelder oversikter over besøk og vaksinasjoner ved den enkelte helsestasjon, eller oppgaver over volum, doser og eventuelle bivirkninger av vaksiner. Det kan også tas ut komplett utskrift av journal ved flytting eller delutskrift f.eks. av fritekstnotater ved søknader om innleggelse i sykehus.

Helserådets dødsprotokoll er lagt over i et EDB-dødsmeldingsregister. Fra systemet tas hver måned ut fortegnelse over døde. Listene sendes til praktiserende leger, hjemmesykepleien og trygdekontoret. Gjenfinningsrutinene er enkle. Foreløpig lagres kopi av dødsattester etter registreringsdato. Diagnoseregister er ikke etablert i påvente av eventuelt å få tilgang til utskrifter fra det sentrale dødsregister.

Register over legemiddelmisbrukere oppdateres ved tilmelding av misbrukere fra fylkeslegen. Det er stadig behov for raskt å finne ut om enkeltpersoner er meldt tidligere, og det er problemer med gjenfinning i de manuelle systemer etter noen år.

Oppdaterte utskrifter som sendes til de praktiserende leger, apotekene og til legevakten, har vært meget nyttige.

Helserådstjenestens teknisk-hygieniske kontrollfunksjoner omfatter et stort antall ulike oppgaver hjemlet i et tilsvarende antall lover, forskrifter og rundskriv. Det etablerte informasjonssystem er omfattende og velegnet for påbudt kontroll og oppfølging for de ulike hygieneinspeksjonssteder. En felles adressetabell fordeler kategoriene og gir grunnlag for mange typer av registre over utførte hygieneinspeksjoner på angitte datoer, f.eks. for frisersalonger, skoler, friluftsbad eller helseinstitusjoner. Systemet ivaretar både de hygieniske forskrifters krav og helserådstjenestens øvrige plikter som f.eks. tilsyn

med vilkår for fremkomstsymbol for funksjonshemmede. Måleresultater fra vannprøver, belysningsmåling osv. føres i egen tabell og kan lett fremstilles summarisk eller spesifisert for hvert inspeksjonssted. Det er utarbeidet enkle registreringsskjemaer for mange av kategoriene og et omfattende rapporteringssystem, bl.a. melding om hvilke planlagte kontroller som står for tur, fordelt etter ansvarshavende for tilsynet.

Et eget register refererer til dato for siste bestemmelse for lover, forskrifter og rundskriv. Dette oppdateres lett ved endringer i regelverket.

Register for helseopplysningsbrosjyrer er basert på et manuelt systen benyttet i distriktslegepraksis. I utgangspunktet omfattet dette materiell beregnet til bruk i pasientkontakt eller ved helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Det er nå supplert med materiell som også er beregnet for grupperettede tiltak eller som informasjon generelt overfor befolkningen. En del av registrerings- og innsamlingsarbeidet er utført ved hjelp av sysselsettingsmidler for arbeidsledig ungdom.

Denne databasen er søkbar både etter brosjyretittel og utgiver, og hver brosjyre er kodet etter Excerpta Medica klassifikasjonssystemet (2). Det er utviklet søkesystemer etter stikkord i tillegg til rapporter som fordeler brosjyrene etter emnekode, tittel eller utgiver. Dette gir grunnlag for oppdaterte lister som kan distribueres til interesserte helsearbeidere. Ved helseseksjonen holdes et mindre lager av hver brosjyre. Bestillingsrutinen er automatisert. Ved å angi internt brosjyrenummer og ønsket antall, skrives det ut ferdig adressert bestillingsbrev.

Register for interesseorganisasjoner for pasientgrupper og funksjonshemmede er etablert i et tilsvarende system. Dette gir praktiske oversikter med adresse og telefonnummer for foreninger og kontaktpersoner, både sentralt og lokalt. Systemet er også søkbart etter stikkord eller deler av stikkord og navn på organisasjonen.

Bare et fåtall kommuner har hittil forsøkt seg på EDB-systemer for oppgaver i helseadministrasjon og medisinske funksjoner ved helseavdelingene (3, 4). Ut fra at vår EDB-plan beskrev et pilotprosjekt, ble det via Sosialdepartementet søkt til Overordnet styringsgruppe for EDB i helsevesenet for å få bistand til utarbeidelse av kravspesifikasjoner, systemering og utprøving av systemene. Det synes å være liten interesse hos sentrale myndigheter for EDB-utvikling i kommunehelsetjenesten. Det er opp til kommunene selv å utvikle hensiktsmessige EDB-systemer, var svaret fra departementet/styringsgruppen for EDB i helsevesenet. De fleste kommuner er imidlertid avhengig av sentralt utviklede systemer. Norske kommuners sentralforbund har heller ikke tatt initiativ til utvikling av EDB1øsninger for kommunene for disse oppgavene.

Det er viktig at systemer som utvikles, lar seg tilpasse lokale ønsker og behov. Dessuten bør de sentrale helsemyndigheter snarest presisere hvilke data som ønskes avgitt fra kommunene. Dersom utviklingen skal skje ved en rekke lokale 1øsninger, vil både sammenligninger kommunene imellom og sentral helsestatistikk bli unøyaktig.

Systemene som her er omtalt, er etter mitt skjønn både nødvendige og effektive for administrative og samfunnsmedisinske funksjoner i kommunehelsetjenesten. Vi mener å ha vunnet en del nyttig erfaring om hvordan databaser for disse oppgavene i kommunehelsetjenesten bør organiseres. Dette omfatter både manuelle melde- og registreringsskjemaer til feltbruk, krav til innhold og struktur i databasen, rapporteringsrutiner, oppbygging av skjermbilder og kobling mellom de enkelte systemene.

Alle de systemene vi har utviklet hittil, er fritatt for konsesjonsplikt. Lov om personregistre m.m. av 9. juni 1978 gjør unntak fra konsesjonsplikten for personregistre i organer for stat eller kommune som er opprettet ved lov, også ved bruk av EDB. Tilsvarende gjelder for registre over ansatte, forutsatt at de registrerte opplysninger holdes innen fastsatte rammer.

Vi har altså i utstrakt grad forsøkt å utnytte EDB som hjelpemiddel innen nye områder. Tradisjonelt har EDB vært benyttet til å håndtere store mengder data og for å utføre beregninger. Innen helsetjenesten er det like stort behov for å utnytte EDB som et effektivt og sikkert informasjonssystem. Journaler og rapporteringsrutiner blir lett tilgjengelige, og systemene tilfredsstiller både krav til innhold og lagring av medisinske opplysninger. De elektroniske søkerutiner eliminerer gjenfinningsproblemer. Automatiske forfalls- og oppfølgingsrutiner hever kvaliteten og forenkler arbeidet.

Innføring av ny teknologi er imidlertid arbeidskrevende og opplæring må vektlegges. Det er nødvendig med en tilvenningsfase hvor produktiviteten i en periode kan bli redusert.

Men deretter kan den enkelte ansatte oppnå en ny selvstendighet og faglig utvikling i arbeidssituasjonen. Det gir en personlig tilfredsstillelse å kunne utnytte tekstbehandling, elektroniske søkerutiner og rapportsystemer. Gevinsten vil snart overskygge startproblemene.

EDB-systemer kan 1øse kommunikasjonsproblemer. Uavhengig av fysisk kontorfellesskap kan flere ha tilgang til samme journal/dokument samtidig. Andre fordeler er "elektronisk posthylle" og fellesanrop til grupper av brukere.

Sammenstillinger av registrerte opplysninger utnyttes enkelt til pålitelig statistikk og årsoppgaver. Journalsystemene gir god oversikt, og nye rapporter kan utvikles etter behov. Dette er fordeler som neppe kan oppnås i manuelle systemer.

Flere fjerdegenerasjonsverktøy, også norske (5), er i dag tilgjengelige og er utmerkede hjelpemidler når den første kneiken med innlæring er passert. En del grunnleggende kjennskap til EDB og systemering er imidlertid nødvendig (6). Prosessen er tidkrevende, men gevinsten tilsvarende mangfoldig.

De fleste kommunale helseavdelinger vil kunne utnytte fordelene ved EDB ved å anskaffe en mikrodatamaskin (personal computer = PC). Med en noe avansert PC og et egnet programmeringsverktøy kan man komme langt. Det finnes en rekke standardsystemer som kan utnyttes i generelle administrative rutiner. Lokale tilpasninger og videreutvikling er mulig ved relativt rimelige utviklingsverktøy.

Effektivisering ved hjelp av EDB kan frigjøre en del personalressurser til andre nødvendige oppgaver. Foruten denne kvantitative effekt øker også kvaliteten både i journalsystemer og statistiske oppgaver. Samtidig blir informasjonen lettere tilgjengelig og mer oversiktlig og oppfølgingsrutinene bedre.

Det er på tide at kommunale helseavdelinger tar i bruk EDB som hjelpemiddel.

1. Produkt og organisasjon. Sandefjord: AdminTec a/s, 1986.

2. Guide to the Excerpta Medica classification and indexing system. Amsterdam: Excerpta medica, 1984.

3. Solheim BG, Lie A. EDB i helsesektoren. Oslo: Den norske lægeforening Gyldendal Norsk Forlag, 1985.

4. EDB i primærhelsetjenesten. Oslo: Overordnet styringsgruppe for EDB i helsevesenet. Rapport nr. 2, 1986.

5. VISTA. Et norsk informasjonssystem for administrativ, teknisk og personlig anvendelse. Oslo: NorSoft a/s 1985.

6. Holm HA, Hoftvedt BO. Pedagogisk avdeling og EDB i legers videreog etterutdannelse. Tidskr Nor Lægeforen 1986;106:1756.